lunes, 27 de julio de 2015

Configuración de espacios

Ha la hora de configurar un espacio para celebrar nuestro evento, tenemos que tener muchos aspectos muy claros, dependiendo si se ara con Bufé o servida en mesa.
Si hablamos de un servicio de Bufé, independientemente del evento en sí, ya que solo estamos hablando de configuración de espacios y en esto coinciden todos, es que siempre tenemos que tener muy en cuenta, la cantidad de personas que asistirán al evento, ya que eso ara que tengamos que orientar obligadamente hacia una o otra dirección, dependiendo donde se encuentre las salidas de emergencia o dispositivos de seguridad.
Cuando trabajamos con volúmenes muy grandes y hablemos de 500 personas en adelante, esas medidas de seguridad, regirán muchas situaciones embarazosas.Yo que trabajo muchas veces en sitios diferentes y con diferentes coordinadores de eventos, que dan por echo que el director del banquete sabrá organizar y supervisar el evento, y si es cierto que lo hacemos, pero hay veces que llegamos y lo primero que hacemos es pedir el plano de situación, es ahí donde empieza el debate de explicación con el coordinador del evento. Cuando le explicamos que en el dibujo se ve muy bonito el Bufé, pero que no cumple con las normativas de seguridad por el echo de que si lo mira detenidamente, está obstruyendo una salida de emergencia o no está teniendo en cuenta la cola que se ara si lo hace como lo ha diseñado. No pasa nada por que no son todas las veces y cuando le explicamos lo suelen entender, ya que su trabajo es coordinar a la gente del evento y nosotros coordinar el evento en si, a la hora de servir los alimentos y bebidas. 
Teniendo todos estos conceptos claros, después tenemos que configurar nuestras zona o zonas de trabajo o abastecimiento y limpieza del evento. Hablo de esto por que muchas veces solemos trabajar en espacios como oficinas, edificios gubernamentales, universidades, museos, cines, teatros, etc...
Por lo tanto no suelen estar preparados y tenemos que pedir acceso a espacios alternativos para almacenar, coordinar zonas de limpieza, y abastecer nuestro evento. Es importante que estos espacios se elijan con mucha lógica y estrategia, ya que determinará en el caso de que tengamos que salir,antes que los invitados por muchas razones que solo mencionare una que es la que más veces me ha pasado. Haciendo eventos en teatros, muchas veces ellos solo contratan al catering, para el servicio de alimentos, que quiero decir, cuando hablo de teatro hablo de una función que muchas veces se divide en dos, una cuando llegan al teatro que se suele hacer una recepción y al intermedio otra. Pero cuando termina el intermedio, en la mayoría de las ocasiones tienes que recoger y marcharte antes que los invitados, de esta manera hay que elegir muy bien, que espacio dedicas al almacenaje de todos tus elementos para desempeñar la función y posterior retirada.
En otras ocasiones suele pasar mucho en bodas dentro de edificios comunitarios, que separen los contratos de catering, discoteca y bar. Es ahí cuando estamos en las mismas. Un vez terminado el servicio de comida, postres, cafés y funciones del catering por contrato, se debe abandonar la boda, ya que todo el servicio de la fiesta en sí, corre a cargo de otra compañía, cuando se comparte evento. Tenemos que actuar con mucha coordinación y los invitados no deben percibir que estamos abandonando el evento. El supervisor debe hacer una correcta coordinación de recogida y dejar en las mesas solo lo imprescindible, solo aquello que consta en el contrato que quedará en el evento al finalizar nuestro trabajo. He añadido esta opción, por que me ha pasado el alguna ocasión.
Continuaré hablando de las configuraciones en los diferentes post.


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